第6冊⑤ 鬼速ＰＤＣＡ（５講：Ｄ(実行)を学ぼう(応用編)）
５講：Ｄ(実行)を学ぼう(応用編)
第6冊『鬼速ＰＤＣＡ』
タイムマネジメントの３大原則を知ろう
いくらＴＯＤＯが整理されていても、時間がなければ実行には移せません。
しかし、チームを率いる上の立場になればなるほど、回すＰＤＣＡは増えていきます。そのため、いかにタイムマネジメントをするかが、効率的で効果的な仕事をするために、とても重要となるのです。
タイムマネジメントの３大原則は以下のとおりです。これを順番に行うことがポイントです。
【タイムマネジメントの３大原則】
①捨てる
②入れかえる
③圧縮する
① 捨てる（既存のＤＯの棚卸しをする）
まず一番簡単で最も効果的な「捨てる」を見ていきます。捨てられるＤＯを浮き彫りにするには、現状抱えているＤＯを全て洗い出し、その時間配分を把握する必要があります。仕事のＤＯ、プライベートのＤＯを１週間単位で棚卸ししてみましょう。
棚卸しする際は、独自に紙に書き出しても良いですが、本書にはサンプルとして「工数棚卸しシート」がダウンロードできるようになっているため、こちらを活用すると、更に効率よく棚卸しできると思います。
特に、この棚卸し作業が強烈に効くのはプライベートな時間の棚卸しです。棚卸ししてみると、多くの時間を特に何もせず過ごしていることに気づきます。たとえば、スマホのゲームに週２０時間を費やしているなら、半分は捨てても良いかもしれません。
② 入れかえる（重要・緊急マトリクスを使う）
不要な時間を捨てても時間を捻出できなければ、次は既存のＤＯと新規のＤＯを優先度で比較し入れかえます。その際は「重要・緊急マトリクス」を使います。
【重要・緊急マトリクス】
横軸：重要度（上：重要、下：非重要）
縦軸：緊急度（上：緊急、下：非緊急）
第Ⅰ事象(左上)：「重要・緊急」⇒他人に触れないか検討
第Ⅱ事象(右上)：「重要・非緊急」⇒仕組み化を検討(できるだけ削らない)
第Ⅲ事象(左下)：「非重要・緊急」⇒相手の理解を得られないか検討
第Ⅳ事象(右下)：「非重要・非緊急」⇒真っ先に削除
このマトリクスに現状のＤＯを置いていきます。基準としては、重要度は３段階に分け、上位２つを重要領域、最下位を非重要領域に置きます。また、緊急度は、３ヶ月未満なら緊急、３ヶ月以上なら非緊急に置きます。
次に、新たに追加したいＤＯがどの事象に該当するかを考え、入れかえできそうなＤＯを探し、入れかえを検討します。その場合、順番は「第Ⅳ事象」⇒「第Ⅱ事象」⇒「第Ⅰ事象」⇒「第Ⅱ事象」の順に見ていきます。
なぜ「第Ⅱ事象」が最後か。それは、この領域に入るＤＯが「営業スキルを磨く」や「運動する」など、成長の原資となるものが入り、「将来、大きなリターンが期待できるもの」だからです。なので「第Ⅱ事象」は出来る限り削らないようにしましょう。更に、「仕組み化し、日常生活に取り込む」ことや「強制的に「緊急領域」に移動させる」ことも、この重要な領域のＤＯを実行するために有効です。
③ 圧縮する（ルーチンを見直す）
無駄を省き、タスクの入れかえを行っても時間が捻出できなければ、最後は「時間の圧縮」をすることになります。既存のＤＯのなかで「より短い時間で終わらせる方法はないか」を考えるのです。
ルーチンの見直しは「自動化する」「まとめて行う」「手順を効率化する」「スキマ時間を活用する」など、様々な方法で可能です。日々のルーチンだからこそ、その積み重ねは、年間で考えるとかなりの時間を捻出できるのです。
これでＰＤの学んできたことになります。まずはここまでをしっかり行動に移せるようにしましょう。そして、次からは軌道修正を行っていくための入り口「Ｃ（検証）」に入ってきます。
それでは「６講：Ｃ（検証）を学ぼう」に続きます。
